Referat fra bestyrelsesmøde
torsdag den 23. april 2026 kl. 17:00
Deltagere:
Klara Kruse] Formand (KK)
Torben Jørgensen] Næstformand (TJ)
Jørgen Meinicke] Kasserer (JM)
Claus Jørgensen] Bestyrelsesmedlem (CJ)
Børge Nyeland Andersen] Bestyrelsesmedlem (BN)
Merete Bech Bennetsen] Bestyrelsesmedlem (MB)
Niels Brix Jensen] Bestyrelsesmedlem (NBJ)
Ulla K. Jensen] 1. suppleant (UJ)
Jens Erik Langdahl 2. suppleant (JK)
Martin Ø. Jørgensen] Sekretær (MJ)
Afbud: Torben Jørgensen
Referent: Martin Østergaard Jørgensen

Dagsorden
1. Godkendelse af referat
Godkendt uden anmærkninger
2. Orientering fra
2.1 Formanden
Hvem vil deltage til mødet hos idræt samvirke?
(MJ) udsender en mail til alle BM-medlemmer angående, hvem der kunne tænke sig at
deltage. Der vil blandt andet være mulighed for at se AGF Stadion.
Brug sharepoint mere.
(KK) fortæller, at vi i bestyrelsen, klubber i klubben og de forskellige udvalg skal blive bedre til
at bruge Microsoft SharePoint, som er et godt redskab til at gemme og dele information med
andre.
(MJ) tager endnu en gang fat i klubber i klubben og taler med de relevante udvalg. Derudover
skal (MJ) følge op på de BM-medlemmer, som endnu ikke har fået adgang.
Medlemskabet kan stilles i Bero
“Bero” blev nævnt på generalforsamlingen i 2026. Der var et ønske fra salen om, at klubben i
højere grad skulle synliggøre muligheden for at sætte sit medlemskab i bero ved sygdom, hvor
kontingentet modregnes det følgende år.
Praksissen har været anvendt i flere år af klubbens administrative personale, men bestyrelsen
vurderer, at de ikke tidligere har været tilstrækkeligt informeret om ordningen.
Beslutningen hænger desuden sammen med, at klubben ikke kan indhente eller opbevare
dokumentation for sygdom på grund af GPDR, og dermed ikke har mulighed for at verificere
grundlaget for ordningen.
Bestyrelsen har valgt ikke at fortsætte med denne mulighed.

2.2 Golfmanager
Privatlivs politik – ændringer
Som vores nuværende privatlivspolitik er formuleret, gemmer vi data fra udmeldte
medlemmer i op til 2 år efter udmeldelse. Bestyrelsen har vedtaget, at vi fremover opbevarer
data i op til 5 år, i overensstemmelse med gældende lovgivning. Dette gælder både for e
conomic og GolfBox.
Da vi har opsat kamera ved hul 5, som optager 24 timer i døgnet, samt et kamera ved
greenkeepergården, skal dette beskrives tydeligere i privatlivspolitikken. Niels har udarbejdet
et udkast, som bliver tilpasset og indarbejdet sammen med ændringen fra 2 til 5 års
opbevaring af data.
Der skal desuden opstilles tydelig skiltning, som informerer om videoovervågning i de
relevante områder. Dette gælder også stisystemerne omkring klubben, hvor ikke-medlemmer
kan passere og dermed blive optaget af kameraerne.
80 plus medlemmer.
Der har været enkelte medlemmer, som har udtrykt frustration over, at de ikke har fået en
rabat, selvom de samlet set har været medlem af klubben i over 10 år, men med afbrudte
medlemsperioder.
Bestyrelsen fastholder beslutningen om, at rabatten kun gælder ved 10 års
sammenhængende medlemskab. Ellers er det ikke muligt at dokumentere medlemskabet i
klubbens systemer.
Medlemstal
Der er stadig ledige pladser på banerne:
• 70 fuldtidsmedlemskaber
• 2 hverdagsmedlemskaber
• 18 ungdomsmedlemskaber
2.3 Udvalgene
Restaurant
Børge fra restaurantudvalget påpeger, at det er vigtigt, at al information til brasseriet går
gennem ham. Herefter videreformidler han den relevante information.
Baneudvalget
Martin fra baneudvalget informerer om, at der er truffet beslutning om at fjerne “broken tees”
kopperne fra alle teesteder. Greenkeeperne oplever desværre, at mange medlemmer ikke
anvender dem korrekt, og at der bliver smidt affald i dem, som ikke hører til. Der arbejdes
derfor på en alternativ løsning.
Robotten kører og klipper generelt rigtig pænt på hele banen. Der er dog fortsat nogle
udfordringer med semiroughen. Græsset er begyndt at vokse godt, hvilket betyder, at greens
nu kan klippes endnu kortere.
Husudvalget
Claus fra husudvalget oplyser, at buggypladsen forventes færdig i slutningen af næste uge.
Derudover skal trolleyerne flyttes over til klubhuset.
Malerarbejdet på bagladerne, klubhuset samt lynhytten påbegyndes i den kommende uge.
Junior- og sportsudvalget
Der er et ønske om, at junior- og sportsudvalget kan yde støtte til enkelte medlemmer, som
klarer sig godt i større turneringer m.m.
Det blev besluttet, at bestyrelsen skal være åben omkring, hvor mange midler der er afsat til
de forskellige udvalg. Herefter er det op til det enkelte udvalg at fordele midlerne mellem
deres deltagere og medlemmer.
Hvis sportsudvalget ønsker at støtte enkelte personer i forbindelse med deltagelse i
turneringer m.m., er det således udvalgets egen beslutning – inden for de økonomiske
rammer, der er afsat til udvalget.
Sponsorudvalg
Martin fra sponsorudvalget oplyser, at klubben har fået en Kress robotplæneklipper til låns,
som er placeret for enden af klubhuset. Den er stillet til rådighed af sponsoren Herning Skov
have og Park.
Erhvervsklubben er desuden begyndt.
3. Regnskab gennemgang (JM)
Vi har fået et tillæg til vores system, Budget123, som kan hjælpe med at skabe et endnu bedre
overblik over budgettet.
Vi følger budgettet fint som det ser ud lige nu.
4. Generelle sager
Intet
5.Strategi Indsatsområder:
• Sociale miljø og aktiviteter
Er ved at kigge på en åben turnering, for medlemmer og ikke medlemmer.
Find ud af om vi kunne finde en sponsor.
• Ankomst fysisk og digitalt
Ikke noget nyt siden sidst.
• Banen
Der er ved at blive etableret EcoRester ved alle robotladestationer, hvor det er
nødvendigt.
• De unge
Der bliver arrangeret en turnering for de unge, og der er så småt ved at blive etableret et
mindre udvalg, som indtil videre består af fire deltagere.
5. Enkeltsager
No show
Claus orienterer om, at 161 medlemmer og 32 greenfee-gæster har haft no shows.
Bestyrelsen er meget optaget af, hvordan vi kan komme problemet med no shows til livs. I den
forbindelse skal der en dialog i gang med baneservice om mulige tiltag.
Det er nu muligt via GolfBox at håndtere no shows mere konsekvent. Systemet giver mulighed
for at tildele karantæne ved gentagne udeblivelser. Det er vedtaget, at man får 7 dages
karantæne ved 4 no shows inden for en måned. I karantæneperioden skal man kontakte
kontoret.
Derudover skal der opsættes skiltning – i første omgang på 9-hullers banen – for at minde
spillere om at bekræfte og betale deres runde. (MJ) udarbejder skiltet. Skiltningen vil også
informere om, at der foregår kontrol på banen.
Merete og Børge
Ønsker at afholde en promotionsdag, hvor 5–7 bestyrelsesmedlemmer vil fungere som
startere på hul 1 og samtidig sørge for grillpølser ved lynhytten.
Formålet er, at bestyrelsen får erfaring med flow og kontrol på banen samt mulighed for at
møde medlemmerne i øjenhøjde.
6. Lukkede / fortrolige sager
7. Eventuelt
8. Næste møde 21/05 kl. 17.00
Mødet afsluttet ca. kl. 20.00
Klara Kruse
Formand
Torben Jørgensen
Næstformand
Jørgen Meinicke
Kasserer
Børge Nyland Andersen Merete Bech Bennetsen Niels Brix Jensen
Bestyrelsesmedlem
Claus Jørgensen
Bestyrelsesmedlem